實(shí)驗室試劑耗材如何降本增效精細化管理

隨著(zhù)實(shí)驗室規模的擴大和實(shí)驗項目的增多，實(shí)驗室試劑耗材管理逐漸從傳統的紙質(zhì)記錄向信息化管理轉變。許多實(shí)驗室開(kāi)始采用盛元廣通實(shí)驗室管理系統（LIMS），實(shí)現試劑耗材的采購、入庫、出庫、使用、盤(pán)點(diǎn)等全過(guò)程的信息化管理。這種轉變大大提高了管理效率，減少了人為錯誤，并實(shí)現了數據的實(shí)時(shí)較新和共享。盡管實(shí)驗室試劑耗材管理在逐步向信息化、智能化方向發(fā)展，但仍存在一些問(wèn)題：采購管理不規范、庫存管理不精細、使用管理不嚴格、存儲與保管問(wèn)題、信息化管理水平不一，管理模式的轉變將通過(guò)多個(gè)維度和策略來(lái)進(jìn)行。

采購審批流程
一、需求申請
部門(mén)或個(gè)人需要采購低值耗材時(shí)，應首先填寫(xiě)采購申請表。采購申請表應詳細列明采購原因、所需耗材的品種、數量、預算以及預期的使用時(shí)間和地點(diǎn)等信息。根據實(shí)驗課題任務(wù)、試劑耗材的消耗量和庫存量，制定月度、年度、季度或臨時(shí)申購計劃。通過(guò)精確的需求分析，避免庫存堆積和不必要的浪費。

二、內部審批
初審：采購申請表提交后，首先由部門(mén)主管進(jìn)行初審。部門(mén)主管需要確認采購的必要性、合理性和預算的合規性。初審通過(guò)后，部門(mén)主管在采購申請表上簽字確認。
復審：初審通過(guò)后，采購申請表進(jìn)入復審階段。復審通常由行政人事部或財務(wù)部門(mén)負責，他們會(huì )對采購申請進(jìn)行進(jìn)一步的審核，確保采購計劃符合公司的整體利益、財務(wù)政策和采購政策。復審通過(guò)后，相關(guān)負責人簽字確認。
終審（如有必要）：對于較大金額或特殊性質(zhì)的采購申請，可能需要提交給較高層級的**進(jìn)行終審。終審**會(huì )綜合考慮各種因素，較終決定是否批準采購申請。

三、采購執行
選擇供應商：采購申請獲得批準后，采購部門(mén)或采購負責人將根據采購需求選擇合適的供應商。在選擇供應商時(shí)，應充分考慮供應商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等因素。
簽訂合同：與供應商就采購事項達成一致后，雙方應簽訂采購合同。合同應明確采購物品的名稱(chēng)、規格、數量、價(jià)格、交貨時(shí)間、付款方式等關(guān)鍵條款。
執行采購：合同簽訂后，采購部門(mén)或采購負責人按照合同約定的條款執行采購。在采購過(guò)程中，應密切關(guān)注供應商的履約情況，確保采購物品按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。

四、驗收與入庫
驗收：采購物品到貨后，應由相關(guān)部門(mén)或人員進(jìn)行驗收。驗收時(shí)應檢查采購物品的數量、規格、質(zhì)量等是否符合合同要求。對于不合格的采購物品，應及時(shí)與供應商溝通并處理。
入庫：驗收合格的采購物品應辦理入庫手續。對入庫的試劑耗材進(jìn)行詳細記錄，包括生產(chǎn)日期、有效期、批號、數量等信息。這有助于實(shí)時(shí)監控庫存狀態(tài)，避免過(guò)期浪費。對于具有有效期的試劑耗材，按照“**先出”的原則進(jìn)行發(fā)放，確保先使用近效期的物品，減少過(guò)期損失。定期對庫存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，分析消耗數據，及時(shí)發(fā)現并處理庫存異常問(wèn)題。

五、低值提醒
在系統中設置低值自動(dòng)提醒功能，當庫存使用到一定數量時(shí)，及時(shí)通知庫房管理員進(jìn)行采購，避免影響實(shí)驗進(jìn)度。實(shí)現試劑耗材在每個(gè)環(huán)節流通過(guò)程中的科學(xué)精準把控，避免資源浪費，節約成本。實(shí)現采購需求分析、采購計劃管理、庫存控制、供需信息共享等功能，提高管理效率，降低成本。

閉環(huán)管理策略（高值耗材、低值耗材管理）：
庫存管理：
高值耗材：應實(shí)行嚴格的庫存管理，確保賬實(shí)相符。對于易變質(zhì)、易失效的高值耗材，應定期檢查其存儲狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現并處理問(wèn)題。
低值耗材：雖然使用量大，但同樣需要建立規范的庫存管理制度?？梢圆捎?*的庫存管理系統進(jìn)行實(shí)時(shí)監控和預警，避免缺貨或積壓現象的發(fā)生。
領(lǐng)用與歸還：
高值耗材：系統建立嚴格的領(lǐng)用審批制度，明確領(lǐng)用人員的責任和權限。領(lǐng)用時(shí)應詳細記錄領(lǐng)用時(shí)間、數量、用途等信息，并確保耗材的合理使用和歸還。
低值耗材：雖然領(lǐng)用頻率較高，但同樣需要建立規范的領(lǐng)用和歸還流程?？梢圆捎秒娮踊芾矸绞教岣咝屎蜏蚀_性。
使用與記錄：無(wú)論是高值耗材還是低值耗材，在使用過(guò)程中都應詳細記錄使用情況、實(shí)驗結果等信息。對于已經(jīng)過(guò)期、損壞或無(wú)法再使用的耗材，應按照相關(guān)規定進(jìn)行報廢和處置。特別是對于高值耗材的報廢和處置，應特別謹慎，避免造成資源浪費或環(huán)境污染。
定期審計與評估：
定期對實(shí)驗室耗材的管理情況進(jìn)行審計和評估，檢查各項管理制度的執行情況，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)整改。這有助于不斷優(yōu)化管理流程，提高管理效率和質(zhì)量。
定期盤(pán)點(diǎn)與賬實(shí)相符：
每月對試劑耗材進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，并記錄完整紙質(zhì)版臺賬與電腦端臺賬，確保賬實(shí)相符。
及時(shí)發(fā)現并處理庫存中的過(guò)期、損壞或多余的試劑耗材，減少浪費。

RFID標簽與讀寫(xiě)器
通過(guò)射頻識別（RFID）技術(shù)標記耗材，每個(gè)耗材都貼有含有一ID編碼的RFID電子標簽，記錄耗材的名稱(chēng)、規格、批號、有效期等信息。在實(shí)驗室的關(guān)鍵位置安裝RFID讀寫(xiě)器和天線(xiàn)，形成RFID無(wú)線(xiàn)網(wǎng)絡(luò )，實(shí)現對耗材的實(shí)時(shí)監控和追溯。系統能夠實(shí)時(shí)監測耗材的庫存情況，自動(dòng)進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，并對缺貨、遺失等狀態(tài)及時(shí)發(fā)出預警提示，將移動(dòng)設備和云平臺整合到耗材管理系統中，實(shí)驗室人員可以通過(guò)移動(dòng)設備進(jìn)行庫存查詢(xún)、訂單處理和供應商溝通。
管理人員可以隨時(shí)隨地訪(fǎng)問(wèn)庫存信息和管理系統，確保管理的實(shí)時(shí)性和準確性。

智能試劑柜的應用
智能試劑柜通過(guò)集成**的物聯(lián)網(wǎng)、人工智能和自動(dòng)化技術(shù)，實(shí)現了對耗材的智能化管理。
憑借其高精度的識別設備和自動(dòng)化存取系統，智能試劑柜能夠準確識別每一種耗材的身份信息，并自動(dòng)完成耗材的存取操作，*人工干預。智能試劑柜還具備多重安全防護措施和強大的數據分析和監控功能，確保耗材的安全使用和有效管理。即使實(shí)現了**的耗材管理，定期的系統審計和流程優(yōu)化仍然是必需的。

財務(wù)管理：采購完成后，采購部門(mén)或相關(guān)人員應憑借采購申請表、采購合同、*票、入庫單等憑證向財務(wù)部門(mén)申請報銷(xiāo)。財務(wù)部門(mén)在審核無(wú)誤后，按照公司規定進(jìn)行報銷(xiāo)。實(shí)驗室定期對低值耗材的采購和管理情況進(jìn)行審計，每月對試劑耗材進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，并記錄完整紙質(zhì)版臺賬與電腦端臺賬，確保賬實(shí)相符。

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